Combinación de correspondencia por e-mail

En ocasiones necesitamos enviar un mismo correo electrónico a muchos destinatarios, pero con información personalizada dependiendo de la persona. En informática a ello se le llama combinación de correspondencia por e-mail. Para ello, nos vamos a servir de las herramientas ofimáticas que tenemos en casa. Siga uno a uno los siguientes pasos.

1) Lo primero que hacemos es generar un archivo en Excel, para que sea la fuente de datos de donde tomemos los valores para combinación de correspondencia.

2) Luego abrimos Microsoft Word, y hacemos clic en Herramientas > Cartas y Correspondencia > Asistente para combinación de correspondencia…

3) Seguimos el asistente como se ilustra a continuación.

- Clic en mensajes de correo electrónico y clic en siguiente.

- Clic en utilizar documento actual y Siguiente

- Damos clic en Utilizar una lista existente, luego oprimimos Examinar…

- Abrimos el archivo fuente donde almacenamos los datos. Si no es posible ver los archivos Excel, hacemos clic en "Tipo de archivo", y seleccionamos "Todos los archivos (*.*)".

- Seleccionamos la hoja en que agregamos los datos (Hoja1$ por lo general) y damos clic en Aceptar

- Vemos una lista con los datos insertados en la pequeña base de datos. Seleccionamos aquellos registros que deseamos incluir en la combinación de correspondencia, y proseguimos con un clic en aceptar.

- De vuelta al asistente, podremos modificar la tabla insertada, o elegir otra diferente. Suponiendo que hemos elegido la tabla indicada, damos clic en siguiente.

- Damos clic en "Más elementos"…

- Luego en asignar campos, donde aremos una homologación entre los datos de la tabla nuestra, con los campos recomendados por Word para la combinación de correspondencia. Homologamos entonces el Nombre de Word, con el Nombre de la base de datos nuestra. Hacemos los mismo con la Dirección de correos electrónico, con el la dirección de nuestra base de datos, en mi caso, con CORREO. Luego de la homologación, hacemos clic en aceptar. Así, volveremos a la pantallita anterior.

- En esta pantallita seleccionamos uno a uno los campos que nos interesa estén en el correo, y hacemos clic en insertar. No nos preocupe el orden en que quede, luego lo organizaremos en la edición de la carta. Ya insertados todos los campos necesarios, hacemos clic en cerrar.

- Editamos el texto a nuestro antojo sin eliminar los campos. Y dirigiéndonos al asistente damos clic en Siguiente.

- Podremos ver ya en esta nueva pantalla las diferentes cartas que se han generado. Navegando en el menú de la parte superior (el que aparece subrayado en rojo), podremos navegar por cada una de las cartas generadas. Nos dirigimos al asistente, y damos clic en siguiente.

- Aquí ya estamos a un paso. Hacemos clic en "Correo electrónico", y en la ventanita que se abre, seleccionamos en que campo estamos albergando el destinatario, ajustamos el asunto requerido y en Formato de Correo seleccionamos "Texto sin formato" (Ojo con este último punto), y damos clic en Aceptar.

Después de esto, se abre el gestor de correos que tengamos configurado en nuestra máquina con todos los correos que debamos enviar, según el número de registros que hayamos tenido en la base de datos. Puede tomarse un tiempo según la cantidad de personas.